Desain dan struktur Organisasi
Definisi
perubahan menurut para
ahli:
NENI NURMAYANTI HUSANAH
Perubahan
merupakan sesuatu yang
unik karena perubahan-perubahan yang terjadi dalam
berbagai kehidupan itu
berbeda-beda dan tidak
bias disamakan, walaupun memmiliki beberapa
persamaan dalam prosesnya.
BRIAN CLEGG
Perubahan merupakan suatu
kekuatan yang sangat
hebat, yang dapat memotivasi atau
mendemotivasi.
A.B SUSANTO
Perubahan adalah keniscayaan
yang menyertai kehidupan,
dapat terjadi dimana saja, kapan
saja, dan menimpa
siapa saja.
Definisi
perkembangan menurut para
ahli:
Perkembangan
merupakan serangkaian perubahan
progresif yang terjadi sebagai
akibat dari proses kematangan
dan pengalaman dan terdiri
atas serangkaian perubahan
yang bersifat kualitatif dan kuantitatif
( E.B. Harlock ).
Dimaksudkan bahwa
perkembangan merupakan proses perubahan
individu yang terjadi dari
kematangan (kemampuan seseorang
sesuai usia normal) dan
pengalaman yang merupakan
interaksi antara individu dengan lingkungan
sekitar yang menyebabkan
perubahan kualitatif dan kuantitatif
( dapat diukur) yang menyebabkan perubahan pada
diri individu tersebut.
Perkembangan
mengandung makna adanya
pemunculan sifat-sifat yang baru,
yang berbeda dari sebelumnya
( Kasiram, 1983 : 23), menandung
arti bahwa perkembangan
merupakan peubahan sifat
individu menuju kesempurnaan
yang merupakan penyempurnaan dari sifat-sifat
sebelumnya.
FAKTOR-FAKTOR
PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI
Faktor perubahan organisasi
terbagi 2, yaitu:
- Faktor internal
Adalah segala keseluruhan
faktor yang ada
di dalam organisasi
dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi
organisasi dan kegiatan
organisasi.
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari
dalam organisasi yang bersangkutan, yang
dapat berasal dari
berbagai sumber.
Problem yang sering
timbul berkaitan dengan
hubungan sesama anggota organisasi pada
umumnya menyangkut masalah
komunikasi dan kepentingan
masing-masing anggota.
Proses kerjasama yang
berlangsung dalam organisasi
juga kadang-kadang merupakan penyebab
dilakukannya perubahan. Problem
yang timbul dapat menyangkut masalah
sistem kerjasamanya dan
dapat pula menyangkut
perlengkapan atau peralatan
yang digunakan. Sistem kerjasama yang
terlalu birokratis atau sebaliknya
dapat menyebabkan suatu organisasi
menjadi tidak efisien. Sistem
birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan
antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya
semangat kerja dan
pada gilirannya
produktivitas menurun, demikian
sebaliknya. Perubahan yang
harus dilakukan akan menyangkut
struktur organisasi yang
digunakan.
Contoh Faktor
Internal :
a. Perubahan
kebijakan lingkungan.
b. Perubahan
tujuan.
c. Perluasan
wilayah operasi tujuan.
d. Volume
kegiatan bertambah banyak.
e. Sikap
dan perilaku para
anggota organisasi.
Faktor eksternal
Adalah segala keseluruhan
faktor yang ada
di luar organisasi
yang dapat mempengaruhi
organisasi dan kegiatan
organisasi. Beberapa faktor tersebut antara
lain : Politik, Hukum , Kebudayaan, Teknologi,
Sumber alam, Demografi dan
sebagainya.
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari
luar, atau sering
disebut lingkungan. Organisasi
bersifat responsive terhadap
perubahan yang terjadi di
lingkungannya. Oleh karena itu,
jarang sekali suatu
organisasi melakukan
perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat
dari lingkungannya. Artinya, perubahan
yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut
seperti itu. Beberapa
penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern
adalah perkembangan teknologi,
faktor ekonomi dan peraturan
pemerintah.
Contoh Faktor
Eksternal:
a. Politik
b. Hukum
c. Kebudayaan
d. Teknologi
e. Sumber
daya alam
f. Demografi
g. Sosiologi
Faktor
pengembangan organisasi terbagi
2, yaitu:
Faktor eksternal:
-
Kompetisi yang semakin
tajam antar organisasi.
-
Perkembangan IPTEK.
-
Perubahan lingkungan baik
lingkungan fisik maupun
sosial yang membuat organisasi
berfikir bagaimana mendapatkan sumber di
luar organisasi untuk
masa depan organisasi.
Faktor internal:
- Struktur.
- Sistem dan
prosedur.
-
Perlengkapan dan fasilitas.
- Proses dan
saran apabila titik
cocok akan membuat organisasi melalui
perbaikan.
-
Perubahan organisasi dilakukan
untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang
ada.
CIRI-CIRI DAN METODE
PERKEMBANGAN ORGANISASI
Perkembangan
organisasi memiliki beberapa
ciri-ciri dan metode.
Maka
Pengembangan organisasi yang
efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :
1. Merupakan
strategi terencana dalam
mewujudkan perubahan
organisasional, yang memiliki
sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang
tepat tentang permasalahan
yang dihadapi oleh organisasi.
2. Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang
akan terkena dampak perubahan
yang akan terjadi.
3. Menekankan
cara-cara baru yang
diperlukan untuk
meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan
semua satuan kerja dalam
organisasi.
4. Mengandung
nilai humanistik dimana
pengembangan potensi manusia menjadi
bagian terpenting.
5. Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga
selalu memperhitungkan pentingnya
interaksi, interaksi dan interdependensi antara
berbagai satuan kerja
sebagai bagian integral di
suasana yang utuh.
6. Menggunakan pendekatan
ilmiah dalam upaya
meningkatkan efektivitas organisasi.
Bila selama ini
kita hanya mengenal
pembelajaran pada tingkat individu dan
kelompok, maka perkembangan manajemen
telah mengenal pembelajaran organisasi
(learning organization), yang
secara sederhana dapat
diartikan sebagai : organisasi
yang secara terus menerus melakukan
perubahan diri agar
dapat mengelola pengetahuan lebih
baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber
daya, dan memperluas
area belajarnya agar mampu
bertahan di lingkungan
yang selalu berubah. Metode Perubahan
dan Pengembangan Organisasi. Ada berbagai
teknik yang dirancang
para ahli, dengan
tujuan meningkatkan kemampuan
berkomunikasi serta bekerja
secara efektif,
antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik
yang sering digunakan
berikut ini:
1.
Sensitivity training, merupakan
teknik OD yang
pertama diperkenalkan dan yang
dahulu paling sering
digunakan. Teknik ini sering
disebut juga T-group.
Dalam kelompok kelomok T (singkatan
training) yang masing- masing terdiri
atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih)
membimbing peserta
meningkatkan kepekaan (sensitivity)
terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam
hubungan antar-pribadi.
2. Team Building,
adalah pendekatan yang
bertujuan memperdalam
efektivitas serta kepuasaan tiap
individu dalam kelompok kerjanya
atau tim. Teknik
team building sangat membantu meningkatkan
kerjasama dalam tim
yang menangani proyek dan
organisasinya bersifat matriks.
3. Survey feedback.
Dalam teknik survey
feedback. Tiap peserta diminta
menjawab kuesioner yang dimaksud
untuk mengukur persepsi serta
sikap mereka (misalnya
persepsi tentang kepuasan kerja
dan gaya kepemimpinan
mereka). Hasil survey ini
diumpan balikkan pada setiap
peserta, termasuk pada para
penyelia dan manajer
yang terlibat. Kegiatan ini
kemudian dilanjutkan dengan kuliah
atau lokakarya yang
mengevaluasi hasil
keseluruhan dan mengusulkan
perbaikan perbaikan konstruktif.
4.
Transcational Analysis (TA).
TA berkonsentrasi pada
gaya komunikasi antar-individu.
TA mengajarkan cara
menyampaikan pesan yang jelas
dan bertanggungjawab, serta cara
menjawab yang wajar dan
menyenangkan. TA dimaksudkan
untuk mengurangi kebiasaan
komunikasi yang buruk
dan menyesatkan.
5.
Intergroup activities. Fokus
dalam teknik intergroup
activities adalah peningkatan
hubungan baik antar-kelompok. Ketergantungan antar
kelompok , yang membentuk
kesatuan organisasi,
menimbulkan banyak masalah
dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk
meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik
yang mungkin timbul akibat
saling ketergantungan tersebut.
6. Proses Consultation.
Dalam Process consultation,
konsultan OD mengamati komunikasi,
pola pengambilan keputusan ,
gaya kepemimpinan, metode kerjasama,
dan pemecahan konflik dalam tiap
unit organisasi. Konsultan
kemudian memberikan umpan balik
pada semua pihak
yang terlibat tentang
proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan
koreksi.
7. Grip OD.
Pendekatan grip pada
pengembangan organisasi di dasarkan
pada konsep managerial grip
yang diperkenalkan oleh Robert
Blake dan Jane
Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan
mereka yang kurang
efektif menjadi gaya kepemimpinan yang
ideal, yang berorientasi
maksimum pada aspek manusia
maupun aspek produksi.
8.
Third-party peacemaking. Dalam
menerapkan teknik ini, konsultan OD
berperan sebagai pihak ketiga
yang memanfaatkan berbagai cara
menengahi sengketa, serta
berbagai teknik negosiasi untuk
memecahkan persoalan atau
konflik antar-individu dan kelompok.
PROSES PERUBAHAN ORGANISASI
Yang dimaksud dengan
proses perubahan adalah
tata urutan atau langkah-langkah dalam
mewujudkan perubahan
organisasi. Langkah tersebut terdiri
dari :
a. Mengadakan Pengkajian :
Tidak dapat dipungkiri
bahwa setiap organisasi apapun
tidak dapat menghindarkan diri dari
pengaruh daripada berbagai perubahan
yang terjadi di
luar organisasi. Perubahan
yang terjadi di luar organisasi itu
mencakup berbagai bidang,
antara lain politik, ekonomi,
teknologi, hukum, sosial
budaya dan sebagainya.
Perubahan tersebut mempunyai
dampak terhadap organisasi,
baik dampak yang bersifat
negatif maupun positif. Dampak
bersifat negatif apabila perubahan
itu menjadi hambatan
bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan
organisasi. Dampak bersifat
positif apabila perubahan
itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan dan
kemajuan organisasi atau dalam
bentuk kesempatan-kesempatan baru
yang tidak tersedia sebelumnya.
b. Mengadakan Identifikasi : Yang
perlu diidentifikasi adalah
dampak perubahan-perubahan
yang terjadi dalam organisasi. Setiap
faktor yang menyebabkan terjadinya
perubahan organisasi harus
diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan
dapat dipecahkan dengan
tepat.
c. Menetapkan Perubahan :
Sebelum langkah-langkah perubahan
diambil, pimpinan organisasi harus
yakin terlebih dahulu bahwa
perubahan memang harus dilakukan,
baik dalam rangka
meningkatkan kemampuan organisasi
maupun dalam rangka
mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan
pertumbuhan organisasi selanjutnya.
Menentukan Strategi
: Apabila pimpinan
organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar
harus dilakukan maka pemimpin
organisasi harus segera menyusun
strategi untuk mewujudkannya.
d. Melakukan Evaluasi :
Untuk mengetahui apakah
hasil dari perubahan itu
bersifat positif atau
negatif, perlu dilakukan penilaian.
Apabila hasil perubahan sesuai
dengan harapan berarti
berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila
sebaliknya berarti negatif.
Faktor-faktor Perubahan Organisasi
Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan
dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
Faktor ekstern,Desain & Struktur Organisasi
Dimensi Struktur Organisasi
1. Dimensi struktur
organisasiStruktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai
komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan
dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai
komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada
organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak
direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.Struktur
organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena
struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota
organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat
mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.Pada umumnya orang akan menganggap
struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi
merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai
tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses
desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh
manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang
desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat
organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain
organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran
organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan
tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.
2. Tiga Dimensi
Struktur Organisasi
A. Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam
organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian
kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana
unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi :
Diffrensiasi
horizontal, merujuk pada tingkat
diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari
tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang
dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social =
individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas
mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal
: Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
Diffrensiasi vertical,
merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari
rentang kendali (span of control)
Diferensiasi
Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari
kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
B. Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan
dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para
pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan koordinasi
Adanya penghematan
Formalisasi :
a. Bersifat
eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsunng
b. Perilaku
yang diinternalkan, melalui nilai, norma
Teknik-teknik Formalisasi
— Seleksi
— Persyaratan peran
— Peraturan,
prosedur, dan kebijaksanaan.
— Pelatihan
— Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik
tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
— Hanya memperhatikan
struktur formal.
— Memperhatikan
kebebasan dalam pengambilan keputusan.
— Konsentrasi pada
seseorang, unit atau tingkat.
— Kontrol dari top
manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
— setiap manajer
mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat menanggapi
perubahan dengan cepat.
— Memberi masukan
lebih rinci bagi pengambil keputusan.
— Memotivasi pegawai
untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
— Memberi peluang
pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
— Keputusan
komprehensif yang akan diambil.
— Penghematan dan
lebih efektif
3. Empat keputusan Manajerial
Empat keputusan manajerial yaitu:
Keputusan terprogram (programmed decision)
Keputusan yang
dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga
pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk
diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika
persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan tidak
terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang
dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur
serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak
keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena
ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat
kompleks.
Kepastian ,
resiko, ketidakpastian dan ambiguitas
Kepastian
(certainly)Ø
Terjadi jika
ionformasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap.
Para manager memiliki informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya,
batasan-batasan sumber daya, dari masing-masing tindakan serta kemungkinan
perolehan hasil yang akan diperoleh
Ø Resiko (risk)
Terjadi apabila
sebuah keputusan memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang
baik, namun konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan
tidak pasti. Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan
keberhasilan atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan
kemungkinan kegagalan suatu alternative dimasa depan.Ø Ketidakpastian
(uncertainly)
Berarti manajer
mengetahui sasaran mana yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative
dan kejadian masa depan tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang
cukup jelas mengenai berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya.
Factor-faktor yang dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi,
volume atau tingkat suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.Ø
Ambiguitas (ambiquity)
Ambiguitas selama
ini dianggap sebagai situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan.
Ambiguitas memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang
harus dilakukan tidak jelas.
4. Dimensi
Struktur Organisasi
Dalam kasus-kasus tertentu, ahli organisasi menggunakan
pengukuran-pengukuran untuk menjelaskan
dimensi-dimensi dalam organisasi, diantaranya adalah :
Ukuran : jumlah anggota dalam organisasi.
Komponen administratif : persentase total jumlah anggota
yang menjalankan tugas tanggung jawab administratif.
Rentang kendali : jumlah bawahan yang menjadi yanggung jawab
seorang manajer.
Spesialisasi : jumlah kekhususan yang dilakukan dalam
organisasi.
Standardiasai : adanya prosedur-prosedur untuk mengatur
peristiwa yang berulang.
Formalisasi : sejauh mana aturan-aturan dan komunikasi yang
dilakukan secara tertulis.
Sentralisasi : konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
Kompleksitas : jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit
atau departemen.
Delegasi wewenang : rasio antara jumlah keputusan manajerial
spesifik yang didelegasikan pucuk pimpinan, dan jumlah yang diputuskan sendiri.
Integrasi : kualitas kerja sama diantara unit-unit yang
dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana-rencana dan umpan balik yang
digunakan untuk mengkoordinasikan unit-unit.
Diferensiasi : jumlah fungsi-fungsi khusus yang dijalankan
dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional
diantara pada menejer dari departemen yang berbeda.
Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk
mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua
pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.Prinsip Wewenang dan
Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup
untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Prinsip Rantai
Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah
rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan
peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi
vertical dalam sebuah organisasi. 5.
Model Desain Organisasi
1. Model
organisasi mekanistik
Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan
efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang
berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya
berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
2. Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan
perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan
peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang
tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model
mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik
sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model
mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari
criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh
masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi
dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai
keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan
dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya
mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
6. Faktor Penting
dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena
usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Kepentingan
keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar atas topik bahasan.
Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti telah berkontribusi
terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan yang dapat dipertimbangkan.
Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi adalah pada
posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi telah mempunyai
sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu organisasi didesain
mengoptimalkan efektivitas
Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi
struktur organisasi. Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas
efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus
mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu
yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik
orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk
menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan
strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
Model - Model Desain Organisasi
1. Model organisasi mekanistik
yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan
efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang
berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya
berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk
mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan
berdasarkan keahlian.
Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus
mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab
yang dibebankan kepadanya.
Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga
prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang
paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur
keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
Birokrasi mempunyai berbagai arti. Secara tradiusional
istilah ini mengacu pada konsep ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi
menurut Max Weber struktur birokratik ialah struktur yang lebih unggul bila
dibandingkan dengan struktur lainnya Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat
desain birokratik secara maksimum harus memiliki karakteristik berikut yaitu :
Semua tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat
dispesialisasi.
Setiap tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak
guna menjamin keseragaman dan koordinasi berbagai tugas yang berbeda.
Setiap anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung
jawab atas prestasi kerja kepada satu manajer.
Setiap pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain
dan para klien secra impersonal dan formal.
Pekerjaan dalam organisasi birokratik didasarkan atas
kualifikasi teknis dan terlindung dari pemberhentian secarab sewenang-wenang.
Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik
strukturnya. Model ini sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi
kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan tanggung jawab,
sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama departementalisasi.
Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang
diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-satunya model yang
diterapkan.
2. Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan
perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan
peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang
tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model
mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik
sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model
mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari
criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh
masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi
dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai
keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan
dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain
organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan
motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki
karakteristik berikut :
Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan
spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan.
Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan
pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan
sebagai dasar departemensi.
Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik.
5. Merencanakan
implementasi untuk perubahan
6.
Mengimplementasikan perencanaan perubahan
7. Mengevaluasi
perubahan dan tindak lanjut
C. Ciri-ciri
Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri
sebagai berikut :
1.
Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional,
yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang
permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
2.
Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak
perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
3.
Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja
seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4.
Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi
bagian terpenting.
5.
Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan
pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau
dengan organisasi yang lainnya.
6.
berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
7.
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas
organisasi.
Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada
tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal
pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat
diartikan sebagai :
Organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan
diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi,
memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan
di lingkungan yang selalu berubah.
Sumber : iqbalgundar21.blogspot.com
